Điều hành nhóm: Trên đe dưới búa.

Trong công việc có rất nhiều vị trí khác nhau. Dù là một nhân viên hay một lãnh đạo đều có những khó khăn đặc thù riêng.

Bên
cạnh đó, còn có những vị trí áp lực chúng ta phải đón nhận từ hai phía.
Đó là vị trí trưởng nhóm. Phía trên là những người sếp và phía dưới là
những người nhân viên của mình. Chúng ta có thể làm gì để dung hòa được
áp lực đó?
Đến với tình huống của một trưởng nhóm dự án. Trưởng phòng của cô ta
thường điều phối nhân lực của nhóm cô để làm những công việc khác trong
phòng. Những nhân viên trong nhóm cô rất bất bình vì việc này làm ảnh
hưởng đến hiệu quả công việc của họ. Là một người trưởng nhóm, bạn sẽ
phải ứng xử thế nào?
Bạn Nguyễn Hồng Nhung - Một chuyên viên tư vấn luật tại TP HCM cho
rằng, trong trường hợp này nhà lãnh đạo đã giao quá nhiều những việc
không hợp lý cho nhóm, vì thế trong cuộc họp người trưởng nhóm phải
kiến nghị với cấp trên với tinh thần sẵn sàng hỗ trợ cho nhóm khác nếu
thực sự những việc đó nhân sự của mình sẽ làm tốt hơn.
Nhưng với những việc mà ai cũng có thể làm được thì phải đề nghị cấp trên có sự phân công công việc hợp lý giữa các nhóm.
Mặt khác, người trưởng nhóm cũng cần phải động viên những thành viên trong nhóm cùng cố gắng để hoàn thành tốt công việc.
Bên cạnh đó, người trưởng nhóm cũng cần phải nói rõ với cấp trên của
mình về tình hình công việc hiện tại. Nếu cấp trên tiếp tục giao những
việc không liên quan cho nhóm mình sẽ dẫn đến việc khó hoàn thành dự án
đúng tiến độ. Khi ấy, chính người cấp trên này cũng phải chịu trách
nhiệm.
Ông Thái Quốc Minh
– Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Công ty TNHH Đầu tư Tư nhân Vina hỏi:
“Khi người trưởng nhóm từ chối vì công việc quá nhiều bạn có nghĩ người
trưởng phòng sẽ cho là người trưởng nhóm đó có những phản ứng tiêu cực
không?” Chị Nhung cho rằng, cần phải có một mối quan hệ hỗ trợ giữa các
nhóm khác, không chỉ có mỗi một nhóm mình. Như đối với trường hợp nhóm
khác cần sự giúp đỡ của mình và trong chừng mực có thể thì mình vẫn
phải giúp. Vì công ty là một tập thể.
Tuy nhiên, trong trường hợp này là thời gian dự án rất gấp rút.
Người trưởng nhóm cũng đã có đề nghị với trưởng phòng là không nhận
thêm việc. Và, những việc cần thiết nhóm vẫn giúp đỡ nhóm khác hoàn
thành công việc. Nên chị Nhung nói: “Tôi không nghĩ đó là một phản ứng
tiêu cực”.
Bổ sung thêm, bà Ngô Thanh Thủy
– Giám đốc khối định chế tài chính Ngân hàng ANZ hỏi: “Bạn có tạo thêm
những động lực cho nhân viên để lần sau nếu có thêm những việc ngoài
giờ như thế, họ vẫn vui vẻ nhận không?”.
Chị Nhung khẳng định: “Công sức là chung, thành quả là chung. Vì thế
nếu có phần thưởng cho công sức bỏ ra, hoặc người trưởng nhóm sẽ kiến
nghị với cấp trên có những phần thưởng xứng đáng với sự cố gắng của tập
thể nhóm, nhằm động viên tinh thần của các thành viên trong nhóm”.
Ông Huỳnh Bửu Sơn
– Chuyên viên kinh tế cao cấp đưa ra một gợi ý: “Khi mà nhóm bạn có thể
không hoàn thành dự án đúng tiến độ, bạn có đưa ra đề nghị các thành
viên nhóm khác hỗ trợ không?”.
Theo chị Nhung, việc nhờ nhóm khác hỗ trợ để hoàn thành tốt nhất
công việc chung của công ty là một ý kiến rất hay. Vì chị cho rằng,
nhóm chị đã cố gắng để hỗ trợ các nhóm khác trong điều kiện của mình
thì có thể có những yêu cầu hỗ trợ lại từ nhóm khác.
Tuy nhiên, chị Nhung cho rằng, khi đề nghị nhóm khác giúp đỡ thì
người trưởng nhóm cũng phải tính đến trường hợp các nhóm khác cũng rất
bận, và liệu họ có thể giúp đỡ nhóm mình hoàn thành dự án mà không ảnh
hưởng đến công việc của họ không?
Mỗi Chương trình Chìa khóa thành công đều
là một sân chơi thú vị có thể giúp cho bạn nhiều kinh nghiệm trong cuộc
sống.Chương trình được phát sóng trên VTV1, lúc 21h10, thứ Tư, ngày
4/3/2009. Mọi chi tiết có thể tham khảo thêm tại http://chiakhoathanhcong.net.